Összefoglaljuk, hogy milyen területeken élhetsz az automatizáció lehetőségével és akár hány alkalmazottat helyettesíthetsz ezeknek az eszközöknek a bevezetésével. Természetesen fontos kiemelni, hogy az emberi munkával sosem érhet fel a gép munka és fontos, hogy minél több szakképzett és tehetséges ember vállaljon felelősségteljes munkát, de egy kezdő vállalkozás esetén rengeteget spórolhat az, aki tudja, hogy ezeket az eszközöket hogyan lehet használni.
Áttekintés
Mit jelent az, hogy automata eszköz és mitől lesz automata egy vállalkozás? Ez azt jelenti, hogy nekem vállalkozóként semmit nem kell csinálnom és jön a pénz? Milliós beruházásokra van szükségem ahhoz, hogy mindezt megvalósítsam?
Megannyi kérdés és nem egyértelmű válaszok, főleg, ha az internet bugyraiban próbáljuk megtalálni, hogy számunkra mi is a legideálisabb. Nem létezik egy olyan leegyszerűsített sablon, ami mindenkinek megoldást nyújt, de könnyedén bevezethetünk olyan eszközöket, amik általánosságban elmondható, hogy sokféle vállalkozás típusnak segítséget jelenthet. Nézzük meg, hogy mik azok a területek, ahol tényleg rengeteg időt, energiát és pénzt spórolhatunk.
Adminisztráció
Az adminisztrálást a legtöbb vállalkozó ki nem állhatja, hiszen rengeteg időt vesz el és közben nem tudunk ténylegesen pénzt termelni. Össze kell írni az ügyfeleinkkel kapcsolatos adatokat, fel kell jegyezni a teendőket, vezetnünk kell a naptárunkat, számlákat kell kiállítanunk és ezek mind mind szerves részét képezik vállalkozói létünknek, de könnyedén ki tudnak zökkenteni a flowból.
Szerencsére erre számos megoldás létezik, az AI megjelenése óta pedig még szélesebb palettából válogathatunk. Nézzük meg milyen lehetőségek állnak rendelkezésünkre:
Calendly + Google Naptár (+Trello)
Sokszor nehézséget okoz, hogy megbeszéléseinket, tárgyalásainkat vezessük, mivel precíz és időigényes munka, főleg, ha már sok érdeklődővel kell egyeztetnünk. Egy virtuális asszisztens segíthet ezekben, azonban vállalkozásunk még nem feltétlen érett meg valakinek az alkalmazására, így ez nem mindig megoldás. Hogyan tudjuk ezt mégis „kiszervezni”?
A Google számos remek szoftvert biztosít számunkra ingyen, ilyen a Naptár alkalmazás is. Ha van egy Gmail-es e-mail fiókunk (márpedig az mindenkinek van általában), akkor másodpercek alatt létrehozhatunk eseményeket, online videós meetingeket, emlékeztetőket, feladatokat. Ennél még egyszerűbb, ha az online meetingjeinket, de akár a személyeseket is rábízzuk egy olyan időpontfoglalóra, ami kényelmes az ügyfélnek és nekünk is.
A Calendly egy freemium, azaz egy bizonyos mértékig ingyenes szolgáltatás, de erre a feladatra tökéletesen megfelel. Lényegében 5-10 perc alatt beállíthatjuk regisztrációnk után, hogy mikor van a munkaidőnk, amikor foglalásokat tehetnek be az érdeklődők és összeköthetjük Google Naptárunkkal, ami így rögtön beilleszti az időpontokat és figyel arra, hogy ne legyenek ütközések. Még arra is van lehetőségünk, hogy megadjuk hány nappal vagy héttel előre foglalhatnak hozzánk és mi az a legkésőbbi időpont, amikor leadhatják foglalási igényüket, ezzel elkerülve, hogy a két óra múlva kezdődő színházi eseményünk időpontjára ne foglaljanak be 20 perccel előtte.
A fentieket még lehet akár kombinálni egy Trello-val. Ez egy picit komplexebb, de pikk-pakk meg lehet érteni a működését. Lényege, hogy fel tudjuk írni magunknak a feladatainkat és beállíthatjuk, hogy értesítsen minket, amikor azt a feladatot el kell végezni, vagy amikor közeledik a határidő. Ez körülbelül olyan, mintha a titkárnőnk felhívna, hogy holnap ezt és ezt kell megcsinálnunk, csak mindezt teljesen ingyen. Ennél természetesen sokkal több mindenre képes a Trello, de ebben a példában ezt szerettük volna röviden szemléltetni.
Természetesen a fenti folyamat nem egy full automatizáció, hiszen van benne manuális tevékenység, de az összes elemet lehet teljesen automata módon is végezni. Ehhez azonban már szakavatottabb személyek bevonását javasoljuk, így akár érdemes a Funner csapatát is bevonni a képbe, ha teljesen szeretnénk magunkról levenni az adminisztratív terheket.
Ezzel kapcsolatban itt foglalhatsz egy ingyenes konzultációt:
Online Marketing
A marketing az egy elengedhetetlen eleme működésünknek, nem lehet kihagyni, megkerülni és nem is szabad úgy gondolkodnunk, hogy ez egy lényegtelen dolog. Ha szeretjük ha nem, erre szükségünk van, hiszen lehetünk mi a legjobbak valamiben, ha senki nem tud rólunk.
Léteznek ma már olyan AI eszközök, amikkel egy az egyben letudhatjuk a szövegírás, videókészítés, posztolás, komment kezelés és lead generálás folyamatokat, de egyelőre nézzük meg azt, hogy milyen eszközökkel könnyíthetjük meg a munkánkat és hogyan tudjuk automata folyamatokba beletenni ezeket.
ChatGPT
A ChatGPT egy rendkívül hasznos eszköz, már-már mindenre használható mg az ingyenes verzió is. Mindazonáltal, ha a teljes marketing megjelenésünket nem bíznánk rá, arra mindenképpen jó lehet, hogy ötleteket adjon videós vagy képes, valamint szöveges megjelenéseinkhez, segítsen felépíteni a szkripteket és vázat adjon annak, amit szeretnénk lekommunikálni.
Egy egyszerű példaként nézzük meg azt, hogy egy szolgáltató vállalkozás, esetünkben egy fotós miként alklamzathatja a ChatGPT-t online marketing megjelenéseihez. Nemes egyszerűséggel megírjuk az AI-nak, hogy soroljon fel 20 videós tartalmi ötletet, amit kitehetünk TikTokra. Ezt követően kiválasztjuk azokat a témákat, amikkel tudunk is azonosulni és megmondjuk neki, hogy ezekhez dolgozzon ki egy-egy szkriptet (vagy sima vázlatot) ami mentén tudunk haladni és fel tudjuk építeni a videót. Körülbelül 3 percbe telik mindezt megcsinálni, de legalább 1-2 órát megspórólhatunk vele. Ugyanezt eljátszhatjuk vele e-mailek írásához, vagy Instagram, Pinterest posztok elkészítéséhez (ha viszont tényleges képi tartalmat szeretnénk, akkor már elő kell fizetni, így elegendő lehet csak a tartalom milyenségét megíratni vele és utána Canva-ban megvalósítani azt).
Buffer
A Buffer segítségével időzíthetjük posztjainkat, így nem kell attól tartanunk, hogy pont nincs időnk kitenni valamit akkor, amikor a legaktívabbak a közösségi média felhasználók. Az ingyenes fiókban 3 platformot csatlakoztathatunk, ami bőven elegendő lehet, főleg egy kezdő vállalkozás esetében.
Az időzítés mellett a Buffer az ötletelésben is segíthet nekünk, valamint a rendszerezésben és naptár nézetben láthatjuk, hogy mikor fognak kikerülni a contentjeink a különböző felületekre. Ennek segítségével megtehetjük, hogy pl egy napot szánunk minden héten arra, hogy előre legyártsunk több tartalmat is, amit beidőzítünk, és ezt követően már nem kell ezzel foglalkoznunk. Ez nagy terhet vehet le a vállunkról, mindezt ingyen.
MailerLite
Sokak nem értenek egyet azzal, hogy az e-mail marketinggel foglalkozni kell, pedig a mai napig az egyik leghatékonyabb marketing eszköz, hiszen azok, akik számára leveleket küldhetünk, azok egyszer már bizalmat szavaztak nekünk e-mail címük megadásával, míg egy TikTok videó-folyamban ez nem feltétlen történik meg, és a néző azonnal kapja az arcába a reklámot.
A MailerLite egyike azon kevés e-mail marketing eszközöknek, amiben az ingyenes fiók is teljeskörű hozzáférést biztosít a legjobb eszközökhöz egészen 1.000 feliratkozóig. Ugyan nem ez a legerősebb és legjobb megoldás a piacon, de ár-érték arányban mindenképpen ígéretes és érdemes használni.
A MailerLite segítségével szegmentálhatjuk feliratkozóinkat, egyszeri és megújuló e-mail kampányokat készíthetünk, valamint teljes automata folyamatokat hozhatunk létre annak függvényében, hogy egy-egy feliratkozó hogyan reagál adott levelünkre a folyamat során. Egyetlen egyszer elegendő elkészíteni egy vagy több ilyen automata folyamatot, és azt követően az dolgozik magától egészén az érdeklődő bekerülésétől a tényleges vásárlásig, majd a visszatérő fizetésig, maximum finomítani kell saját rendszerünket.
A fentiek mellett űrlapokat, kérdőíveket készíthetünk és még landing oldalt is létrehozhatunk egy-egy kampányhoz, de akár a komplett megjelenésünkhöz is, ha nincs szükségünk komolyabb és igényesebb weboldalra.
Számlázás és könyvelés
Itt rögtön kiemelnénk, hogyha nem KATA-s vagy, akkor a könyvelőt nem úszod meg. Amúgy sem érdemes megúszosra csinálni egy vállalkozást, mert könnyű beleesni a magyar buktatókba, hiszen a rendszer úgy épült, hogy hibázz, pláne, ha könyvelésről van szó. A KATA-soknak egyetlen egy önbevallást kell elkészíteniük havonta, majd adóév záráskor egy összetettebbet, de ezt némi utánajárással magunk is elvégezhetjük, így ehhez nem feltétlen kell könyvelő
Na de mi a helyzet a számlákkal, főleg, ha előfizetésekről van szó?
Magyarországon a Billingo és a Számlázz.hu a legerősebb piaci szereplő ebben a témakörben, mindkettő esetében elég széleskörű megoldások állnak rendelkezésre annak érdekében, hogy számláinkat könnyedén elkészíthessük és minden adatszolgáltatási kötelezettségnek eleget tegyünk. Egy szolgáltató vállalkozásnál, ahol nincs webshop termék, csak időalapú szolgáltatás, ott nagyon nincs miről beszélni a továbbiakban, a számlázók elvégzik amit kell, a könyvelő hozzáfér, le van tudva. És arra is lehetőségünk van, hogyha például megújuló számláink vannak, akkor beállítsuk, hogy minden hónap x.-én küldje ki a rendszer a számlát automatikusan és nekünk csak azt kell figyelnünk, hogy beérkezik-e az utalás.
Ami itt érdekesebb és összetettebb kérdés, amikor van egy webáruházunk akár fizikai, akár digitális termékekkel. Ott nem elvárható, hogy mindent magunk csináljunk, főleg, ha nagyobb forgalmat generálunk. Szerencsére erre nagyon jó megoldások vannak a piacon, a WordPress-től kezdve a Shoprenteren át a Shopify-ig sokféle webáruház elkészítésére alkalmas szoftver közül választhatunk, többüket magunk is összerakhatjuk viszonylag könnyedén.
Azonban, ha mégis profikra bíznánk azt, hogy termékeink megjelenése, ügyfelekhez való eljutása, számlázása és logisztikája automatikusan működjön, akkor érdemes lehet keresni valakit, akinek ez a szakterülete. A Funnernél mi évek óta építünk kisebb-nagyobb webáruházakat és automata rendszereket, így biztosan tudunk segíteni ebben a kérdésben.
Itt tudsz foglalni egy ingyenes időpontot, ha szeretnéd felvázolni elképzeléseid:
Ügyféltámogatás
Az adminisztrációt már kiszerveztük, van online marketing szakemberünk, a számlázást is megoldottuk és ugyan a könyvelőt nem tudtuk kiváltani, de vele is csak akkor kell egyeztetnünk, ha valami nincs rendben. Mi maradt hátra, amit általában mindenki utál? SUPPORT!
Az ügyféltámogatás automatizálása nagyban függ attól, hogy milyen felületen kívánjuk ezt megejteni, hol zajlik a legfőbb ügyfélkommunikáció és milyen szolgáltatást nyújtunk. Számos megoldás létezik a piacon és mivel ez tényleg teljes mértékben személyre szabott felülvizsgálatot igényel, így csak felsorolás jelleggel említünk meg párat, amivel érdemes foglalkozni, azok közül is azokat, amik all-in-one platformok, tehát egyszerre akár minden eddig felsorolt problémára megoldást nyújthatnak:
Zoho
A Zoho-t legtöbbünk talán mint e-mail menedzsment szoftver ismer, azonban ennél sokkal többet kínál a mögöttük álló cég. A Zoho One egy olyan mindent magába foglaló eszköz rendszer, amivel egy az egyben minden céges problémánkat kezelni tudjuk és mindent összekapcsolhatunk egymással anélkül, hogy más szolgáltatást is be kellene vonnunk.
A Zoho-nak nagy előnye, hogy teljes mértékben elérhető magyar nyelven, így attól sem kell tartanunk, hogy valahol elakadunk a nyelvi hiányosságok miatt. A levelezés mellett számlakészítés, automata levélküldés, digitális aláírás, CRM rendszer, belsős chat, és még számos olyan megoldás lehet segítségünkre, ami vállalkozásunk terheit leveszi a vállunkról és egy helyre összpontosítja.
Sok eszköz, mint a levelezés, teljesen ingyenes, azonban, ha mindenre szükségünk van, akkor már elő kell fizetni rá. Előfizetésünkben több, mint 45 alkalmazáshoz férünk hozzá, amikkel abszolút automatává tehetjük vállalkozásunk és mindezért 45 eurót kell fizetnünk havonta, ha egyedül kezeljük ezeket a rendszereket, ami szerintünk elképesztően baráti ár ahhoz képest, hogy mennyi mindent nyújt.
Odoo
Az Odoo a Zoho One versenytársa, mivel lényegében ugyanazokat a megoldásokat kínálja, így egy teljesértékű ERP és CRM rendszerként tekinthetünk rá, ami minden vállalkozói igényt kielégít. Egy programot itt is használhatunk ingyenesen, az összes appért viszont mindössze 14,80 eurót kell fizetnünk havonta, ami már-már nevetségesen alacsony összeg és hihetetlenül széleskörű a termékpaletta. Az egyetlen hiányossága számunkra, hogy nem elérhető magyar nyelven, de ha nincs bajunk az angollal, akkor ez tökéletes választás lehet.
Összegzés
Néhány egyszerű és gyors példát hoztunk annak érdekében, hogy megnézzük miként lehet a vállalkozói életben felmerülő mindenkori problémafaktorokat könnyedén kiszervezni anélkül, hogy mélyen a zsebünkbe kellene nyúlni. A fenti eszközök együttes használatával megspórolhatjuk magunknak a személyi asszisztens, online marketing menedzser, valamint az ügyfélszolgálatos szakemberek bérét is, ami ha egy éves periódust nézünk, akkor bizony több millió forint megtakarítás vállalkozásunk számára.
Természetesen a fenti példák nagyon egyszerű folyamatok és ezeknél jóval komplexebb és bonyolultabb rendszereket is lehet építeni, de mindennek a lényege, hogy nem kell attól tartanunk, hogy mindent is magunknak kell végeznünk 0-24, és attól sem, hogy a részfolyamatokra egy-egy munkatársat kell alkalmaznunk. Némi időráfordítással, amit a fentiek alapján csak egyszer kell megejtenünk, lényegében sok munkaórát ledobhatunk magunkról és ezeknek az eszközöknek a havi költsége bőven 100 euró (kb. 38.000 Ft) alatt tud maradni, ami egy kezdő vállalkozás esetében hatalmas felszabadulást jelenthet.
